办公室档案管理的规范化建设研究

　　摘要：档案是一种重要的文字资料，尤其是企业档案更是企业发展的重要内容。企业档案不仅仅记载着每个员工的基本信息，更是有一些企业发展的商业机密，由此可见，档案管理是企业发展的重要工作之一。如果档案管理工作实施的好，将会大幅提高办公效率，从而提高整个企业的工作效率，增加经济效益。然而，目前我国大多企业仍存在着很多档案管理问题，比如相关信息统计不完整，分类不清楚，有时候查找资料会耗费大量时间，甚至还会出现档案遗失等问题。本文主要针对办公室档案管理存在的问题，分析原因，提出有效措施，解决档案管理的相关问题，充分发挥办公室管理的职能作用。
　　关键词：档案管理；规范化建设；制度建设；工作效率
　　办公室档案管理工作看似简单，其实实际操作起来也具有一定难度。首先，档案资料具有复杂性，各项资料错综复杂，在进行档案管理的时候一定要分门别类，防止资料混淆在一起，增加工作的难度。其次，相关资料是持续性的，一直都有，这就涉及到资料的时间，所以，在管理档案时，一定要注意区分时间，既要注意把同类资料不同时间连成一条线，形成一条时间轴，更要注意把不同资料不同时间的区分开来。
　　一、办公室档案管理定义
　　所谓办公室档案管理，就是把跟办公室日常工作有关的文件资料，具体包括办公室日常运转产生的文字资料、各部门员工的基本信息、各项经费运算、部门之间衔接移交资料等等，根据特定的类别和日期进行一个存档，包括电子档和纸质档，纸质档有专门的地方进行存储，以便在需要的时候随时进行查阅，顺利开展工作。
　　总而言之，办公室档案的管理要讲究规范性，不仅仅从制度上规范具体的操作程序，更要在具体的操作方法上列出具体细节，所有的都按照程序來，有依有据，不能为了追求速度就简化程序，造成一些不必要的错误。
　　二、规范化建设的必要性
　　（一）有利于提高工作效率
　　对办公室档案的规范化管理，其实就是对员工资料以及办公室日常运转资料的规范化管理，这样可以详细记载企业平时的一个经营状态，经营情况，也有利于上级领导随时查阅公司内部的一个人事变动，更清楚底下员工的具体情况，合理的分配工作到部门、到个人，这样才能够最大程度的发挥员工的价值，在一定程度上提高企业的经济效益〔1〕。同时，办公室的档案管理，也记载了各种事件，包括流程和一些突发事件的应急处理，这样在遇到突发问题时，工作人员可以随时查阅相关档案，借鉴经验解决危机。另外，一个企业的运行，除了公司内部各个部门之间的运作交流协作以外，更多的是与其它企业和单位进行合作，在合作的过程当中，公司之间需要有一定的了解，建立一定的信任，那么办公室档案就是一个很好的资料，通过查阅相关文件和档案资料，能够快速及时的的了解一个公司的企业文化和企业运行情况，这样就能节省很大一部分时间，大幅度的提高工作效率。
　　（二）加强了管理，丰富了管理形式
　　科学技术的发展，不仅仅加速了经济水平的飞升，更是实现了信息化，给我们的生活、工作都带来了很多便利。办公室的档案管理也不例外〔2〕。以前档案管理非常麻烦，主要以纸质为主，不仅仅需要手工记载很多东西，而且纸质的存储也要占据很大的空间，给工作带来很大不方便。计算机的普及，彻底解决了这一问题，传统的纸质档案存储被电子档案取代，有时候只需要设置一个程序，或者复制粘贴，信息的记载、传输、存储、分享就搞定了，方便快捷，省时省力，而且在一定程度上还可以减少失误。传统的纸质记载，给企业员工造成了很大工作压力，这样在一定程度上打消了员工的积极性，工作效率不高。现在信息化的管理模式，计算机直接取代了人，原来员工需要做的工作全部被计算机承包，员工压力的释放会提高工作效率。
　　三、档案管理中存在的问题
　　（一）制度不健全
　　在办公室档案管理方面，没有特定的制度和条例对档案进行管理，包括档案管理中出现问题的拯救措施和惩罚措施都没有相关规定，这样严重影响了档案管理的效率。制度是工作的基础，只有有了制度的保障，才能保证档案管理工作有序的开展。不仅如此，制度具有一定的约束力，在一定程度上规范了档案管理工作的进行，会减少工作的失误和混乱。
　　（二）办公人员素质欠缺
　　虽然科学技术的发展，使档案管理越来越信息化，但是在管理的过程中同样需要人力，对计算机的熟练操作，就对档案管理人员的素质提出了更高的要求，就需要引进一定的优秀人才，提高专业技术水平〔3〕。但是在当前的办公室档案管理工作中，单位领导没有重视对员工的培养，所以技术人员的整体水平不高，不能很好的处理工作中的问题，而且对于一些疑难问题，根本无从下手，不仅影响办公职能的发挥，更影响办公效率。
　　（三）管理设备落后
　　由于企业资金有限，大部分企业不会在档案管理上花费太多资金，这样一来，一方面导致设备数量欠缺，很多工作都要排队等候，甚至需要人为的来完成，另一方面也无法及时引进先进设备，设备的更新速度跟不上，无法利用最新的技术，快速有效的进行管理，在一定程度上又会影响工作效率。不仅如此，由于设备落后，也会增加工作中的失误，导致档案管理工作混乱。
　　四、规范化建设建议
　　（一）加强相关规章制度建设
　　只有把档案管理关在制度的笼子里，才能保障档案管理工作正常有效运行。如果缺少监督，档案管理就会出现混乱，管理中的失误将会大幅增加。同时，制度是实施的依据，有了制度的保驾护航，管理工作就会事半功倍。而且，档案管理不单是单个部门之间的事，部门之间也要经常来往，进行资料传输，这就需要根据实际情况，在各部门之间建立信息合作平台，取长补短，优势互补，最大限度的扩大利益。除此之外，这样还可以避免工作中的盲目性、随意性。
　　（二）加大资金投入
　　信息化和科学技术的优势是企业制胜的法宝，这些都需要资金的支持。企业在档案管理这一块，要有充足的资金预算，保证基础设备能够满足最低的工作要求，平时也要防止设备老化，对设备进行定时更新。其实提高工作效率也相当于节省了资金，因为只有工作效率上去了，企业才能实现利益的最大化。
　　（三）提高工作人员素质
　　一个企业要想可持续发展，除了最基本的资金支持，更多的是要从技术和员工素质方面入手。就档案管理工作而言，员工除了需要具备一定的细心、耐心等基本素质外，更需要掌握相应的操作技术，尤其是在二十一世纪的今天，科学技术越来越占据主导地位，档案管理工作也越来越信息化，对工作人员提出了更高的要求〔4〕。因此，企业在引进员工的时候，要注意对员工的技术水平提出基本要求，对员工的素质有一个最基本的考核，同时，也要定期对员工进行培训，不断充电，提高处理工作问题的能力。
　　五、结论
　　总而言之，办公室档案管理工作作为企业管理的重要内容之一需要引起我们的重视。各个单位之间应该加强合作，从制度、资金、科学技术、员工素质四大方面着手，提高档案管理水平，保障单位正常稳定运行，实现现代化的管理，提高企业经济效益。
　　参考文献：
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　　〔2〕杨鲜。新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考〔J〕。现代交际：学术版，2017。5（5）：00260026。
　　〔3〕胡惠萍。基于规范化综合档案室的建设实现科研单位档案可持续发展〔J〕。办公室业务，2017。21（2）：109109。
　　〔4〕张玉强，于清溪，杨鹏。档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用〔J〕。办公室业务，2017。14（7）：02120212。