高校数字化档案安全管理体系探索和分析

　　张慧玉陈良
　　【摘要】经济的持续发展推动了社会的进步，为了切实提高高校档案资源管理效率，助力高校竞争力的提升，以信息化管理为基础的高校数字化档案管理就成为了高校档案发展的必然趋势。信息技术的全面普及使得高校档案管理从以往传统的纸质资源逐步向数字化档案资源转变，在很大程度上提升了高校档案管理工作的便捷性，同时对数字化档案安全管理也提出了更高要求。对此，本文首先深入分析了高校数字档案的安全威胁，并对高校数字化档案安全管理体系的构建策略进行了探讨。
　　【关键词】高校；数字化档案；安全管理体系
　　一、高校数字化档案存在的安全威胁
　　（一）人员威胁。在高校数字化档案操作过程中易出现人为操作失误，如：误删、未备份。再加之数字化档案极易被复制和传播，如果将未格式化处理并存有档案资源的盘借给他人使用，或是储存数字档案的电脑密码过于简便，都有可能导致档案资源的泄露。此外，黑客也是威胁高校数字化档案安全的重要威胁之一，通常高校主要通过校园网络管理数字档案，但同时很多高校校园网是可以共享使用的，黑客就可以利用这一薄弱的网络环境，对高校网络系统进行攻击，从而窃取重要的数字化档案信息，进而严重威胁数字化档案的安全。
　　（二）硬件设备。高校数字化档案管理工作从最初的收集、转换到最终的保存都需要借助各种硬件设备，如：采集卡、计算机硬盘、录放机等等。通常情况下高校数字化档案工作的硬件设备威胁主要表现在：第一，采集设备的运行对纸质资源、实物档案的损坏；录放机在读取传统磁带信息时，磁头的高速运转会对声像档案造成一定的磨損。第二，在各种档案资源的采集过程中，计算机出现故障，如：死机、关机等，可能会造成档案采集数据因未及时保存而丢失。
　　（三）垃圾邮件的泛滥以及间谍软件的入侵。根据某公司调查得出的数据显示，每10封通过互联网发出的邮件中，就有超过9封为垃圾邮件。可见，随着互联网的全面普及，垃圾软件已经泛滥成灾，占用了大量的网络资源，严重阻碍了正常邮件的运行。若这些垃圾邮件被黑客利用，制作成为计算机网络病毒，会对整个互联网网络产生巨大的危害。此外，间谍软件也会在用户不知情的情况下，将后门程序植入电脑中，并通过设定的程序获取用户的数据信息，从而导致高校数字化档案被窃取。
　　二、高校数字化档案安全管理体系构建策略
　　（一）加强管理与教育，强化安保意识。要想实现高校数字化档案的安全管理，就必须要提高档案人员的管理水平和安保意识。因为对于数字化档案的安全管理并非只是网络管理人员的职责，需要全体从事档案的工作人员齐心协力、共同参与，严防因人为无意识泄露档案信息的现象发生，因此提高档案管理人员的安保意识尤为重要。对此，高校可以定期组织召开安全讲座，开展数字化档案安全知识竞赛，不断完善安全教育体系，普及互联网安全防护技能，全方位增强档案管理人员的安保意识，做到防患于未然。
　　（二）建立安全管理体系，确保资源安全。高校应当规范档案馆中档案资源的进出流程，实施严格的监管，确保档案资源真实可靠。首先，加强工作人员管理。对进档案馆借阅查看档案人员的身份进行核实，并制定完善的档案人员工作成效奖惩和评价机制。其次，建立健全的数字化档案管理制度，规范数字档案管理的录入、使用以及管理流程，明确档案数据的安全等级以及风险防控措施。最后，制定档案管理系统的安全管理制度，确保高校数字档案安全管理系统能够正常运行，包括操作权限、操作流程规范、操作监管等内容。
　　（三）配备杀毒软件和防火墙，强化数字档案的安全。从高校数字化档案管理工作来看，为计算机安装正版杀毒软件尤为重要，能够有效防止病毒对电脑的侵袭。安装后可以自行设置扫描日程并开通提醒装置，确保能够定期对存储数字档案的计算机进行扫描，同时还要定期升级杀毒软件。防火墙是高校档案管理内部网络与外部互联网联系的安全通道，入侵者要想进入高校内部网络就必须要穿越防火墙的安全设定，才能接触目标计算机。对此，高校必须要设定一个防火墙将内部网络与外部网络隔开，可以说防火墙是高校确保数字化档案安全的第一防线。此外，必须要对防火墙进行相应的安全设置，如对非信任的IP网址进行屏蔽、过滤垃圾信息、禁止非信任IP访问档案系统等。
　　（四）加大投入力度，强化基础设施建设。硬件设施是确保高校数字档案信息安全的物质基础，因此要求高校必须要高度重视档案管理工作，加大支持和投入力度，加快档案数字化管理进度。不断更新高校数字档案的管理设备，提高档案保存的期限。其次，高校要着力改善数字化档案的管理环境，建立安全、稳定的数字化档案管理室，切实提高档案管理室的安全性。同时，档案管理室在建设中应当符合防火、防盗、防潮的要求，推动高校档案管理规范化、信息化发展。
　　三、结语
　　总而言之，高校数字化档案管理是高校管理工作的重要内容，同时数字化档案也是今后档案资源发展的必然趋势，其安全性直接关系到高校管理工作的时效，因此必须要重视数字化档案安全管理体系的建立，确保数字化档案的安全，推动高校档案管理高效、快捷开展。
　　【项目题目：辽宁高校数字档案资源长期安全管理与有效利用问题研究。辽宁省档案局课题项目号：L2018R21】
　　【参考文献】
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